「来週から英語で議事録を書いてほしい」と上司に言われて焦っている方、意外と多いのではないでしょうか。英語の議事録（Minutes）は、実は決まったフォーマットと定型表現さえ押さえれば、英作文が苦手でもスムーズに書けるようになります。
この記事では、英語の議事録に必要な10項目と、コピペで使えるテンプレートを紹介します。初めて英語で議事録を任された方でも、この記事を読めば自信を持って対応できるようになります。
英語の議事録（Minutes）とは？日本語との違い
英語の議事録はMeeting MinutesまたはMinutesと呼ばれます。日本語の議事録との大きな違いは、情報の並べ方が「結論→根拠→次のアクション」の順番になっている点です。
日本語の議事録は「背景→議論の詳細→結論」という流れが一般的ですが、英語圏のビジネスでは結論やアクションアイテムを先に持ってくるのが標準です。これは忙しい読み手が、冒頭を読むだけで要点を把握できるようにするためです。
また、英語の議事録では発言をそのまま書き起こす逐語録（Verbatim）ではなく、要点を簡潔にまとめる要約型（Summary Style）が主流です。「誰が何を言ったか」よりも「何が決まったか」「次に誰が何をするか」に重点を置きます。
英語の議事録に必要な10項目
英語の議事録を書くときに盛り込むべき項目は、以下の10個です。これらを埋めていくだけで、過不足のない議事録が完成します。
- Meeting Title（会議名）
- Date and Time（日時）
- Location / Platform（場所またはオンラインツール名）
- Attendees（出席者リスト）
- Absentees（欠席者リスト）
- Agenda（議題一覧）
- Discussion Summary（議論の要約）
- Decisions Made（決定事項）
- Action Items（アクションアイテム：誰が・何を・いつまでに）
- Next Meeting（次回会議の日時・場所）
特に重要なのがAction Itemsです。「Who（誰が）」「What（何を）」「By When（いつまでに）」の3要素を必ずセットで書くことで、会議後のフォローアップが格段にスムーズになります。
すぐ使える英語議事録テンプレート
以下のテンプレートをコピーして、必要な箇所を埋めるだけで議事録が完成します。GoogleドキュメントやWordに貼り付けてご活用ください。
Meeting Minutes
Meeting Title: [会議名を記入]
Date: [日付]
Time: [開始時刻] – [終了時刻]
Location: [場所 / Zoom / Microsoft Teams など]
Facilitator: [ファシリテーター名]
Note Taker: [議事録担当者名]
Attendees: [参加者をカンマ区切りで記入]
Absentees: [欠席者を記入]
Agenda:
1. [議題1]
2. [議題2]
3. [議題3]
Discussion:
1. [議題1の議論要約]
2. [議題2の議論要約]
3. [議題3の議論要約]
Decisions Made:
– [決定事項1]
– [決定事項2]
Action Items:
| Who | What | By When |
|---|---|---|
| [担当者] | [タスク内容] | [期限] |
Next Meeting: [次回日時と場所]
議事録で使える英語フレーズ集
議事録を書くときに便利な定型フレーズをシーン別にまとめました。これらのフレーズを組み合わせるだけで、スムーズに議事録を書き上げることができます。
会議の開始・終了を記録する
- The meeting was called to order at [時刻].（会議は[時刻]に開始された）
- The meeting was adjourned at [時刻].（会議は[時刻]に閉会した）
- [名前] opened the meeting by [内容].（[名前]が[内容]で会議を開始した）
議論の内容を記録する
- [名前] presented [内容].（[名前]が[内容]を発表した）
- [名前] raised a concern about [内容].（[名前]が[内容]について懸念を示した）
- It was noted that [内容].（[内容]が指摘された）
- A discussion was held regarding [内容].（[内容]について議論が行われた）
- Several options were discussed, including [内容].（[内容]を含む複数の選択肢が議論された）
決定事項を記録する
- It was decided that [内容].（[内容]が決定された）
- It was agreed that [内容].（[内容]が合意された）
- The team approved [内容].（チームが[内容]を承認した）
- [名前] will [アクション] by [期限].（[名前]が[期限]までに[アクション]を行う）
英語の議事録を書くときの5つのコツ
1. 事前にテンプレートを準備する
会議が始まる前に、議題（Agenda）が分かっている場合は先にテンプレートに記入しておきましょう。会議中はDiscussionとDecisions、Action Itemsだけに集中すればよいので、余裕が生まれます。
2. 逐語録ではなく要約を書く
英語の議事録で最もやりがちなミスが、発言をすべて書き起こそうとすることです。「誰が何を言ったか」ではなく「何が決まったか」を中心に書くことを意識しましょう。
3. 過去形・受動態で統一する
議事録は基本的に過去形で書きます。主語を人にする場合は能動態（[Name] suggested…）、議論の内容を主語にする場合は受動態（It was decided that…）を使うと、客観的で読みやすい文章になります。
4. 箇条書きを活用する
長い文章で書くよりも、箇条書き（Bullet Points）を使ったほうが読みやすくなります。特にAction Itemsは表形式にすると、誰が見ても分かりやすい状態になります。
5. 24時間以内に共有する
議事録は記憶が新しいうちに仕上げて共有するのがベストです。会議後24時間以内の送付が英語圏のビジネスマナーとして定着しています。送付時の件名は「Meeting Minutes: [会議名] – [日付]」とするのが一般的です。
議事録の送付メール例文
議事録を完成させたら、参加者全員にメールで共有します。以下は送付時に使えるメール例文です。
Subject: Meeting Minutes: Weekly Marketing Sync – July 10
Hi all,
Thank you for attending today's meeting. Please find the meeting minutes attached below.
If there are any corrections or additions, please let me know by end of business tomorrow.
Key Action Items:
– [Name]: [Task] by [Date]
– [Name]: [Task] by [Date]
Best regards,
[あなたの名前]
送付メールのポイントは、本文中にKey Action Itemsを再掲することです。添付ファイルを開かなくても、次にやるべきことがすぐに分かるようにしておくと親切です。
議事録作成に使えるツール
英語の議事録を効率的に作成するために、以下のツールが役立ちます。
Googleドキュメント
チームでリアルタイムに編集できるため、会議中に複数人で議事録を作成する場合に便利です。議事録テンプレートが標準で用意されているのも嬉しいポイントです。
Microsoft OneNote / Word
Officeを使っている企業なら、WordやOneNoteのテンプレートがそのまま使えます。Outlookとの連携で、会議の参加者を自動取得することも可能です。
Otter.ai / Notta
AIによる自動文字起こしツールです。英語の会議を録音しておけば、AIが自動で文字起こしと要約を行ってくれます。聞き取りに自信がない方の補助として活用できます。
Notion
議事録のデータベースを作成でき、過去の議事録を検索・一覧管理するのに向いています。テンプレート機能でフォーマットを統一するのも簡単です。
よくある失敗と対策
失敗1：情報を詰め込みすぎる
すべての発言を記録しようとすると、結局何が重要だったのか分からない議事録になってしまいます。決定事項とアクションアイテムを最優先し、議論の詳細は必要最低限にとどめましょう。
失敗2：主観的な表現を使ってしまう
「素晴らしい提案があった」「全員が賛成した」のような主観的・感情的な表現は避けましょう。事実のみを客観的に記録するのが議事録の基本です。
失敗3：Action Itemsが曖昧
「検討する」「確認する」だけでは、誰が・いつまでに・何を完了するのか分かりません。必ず担当者・具体的なタスク・期限の3点をセットで記録してください。
議事録を配布する前に、機密情報が含まれていないか確認しましょう。社外パートナーにも送る場合は、社内限定の議論内容を含めないよう注意が必要です。
英語力に自信がない場合の対処法
「まだ英語力が十分でないけど議事録を任された」という方に向けて、実践的な対処法を紹介します。
会議を録音・録画する
ZoomやTeamsの録画機能を使えば、後から聞き直しが可能です。聞き取れなかった部分は録画で確認して、正確な議事録に仕上げましょう。
AIツールを補助的に使う
Otter.aiやNottaなどの自動文字起こしツールを併用すれば、リスニングの負担を大幅に軽減できます。ただし、AIの出力は誤りも含むため、必ず自分の目で確認してから議事録に反映してください。
事前にAgendaをもらう
会議の前に議題をもらっておけば、何について話されるか予測できます。関連する英単語や表現を事前に調べておくことで、会議中の理解度が格段に上がります。
まとめ
英語の議事録は、フォーマットと定型フレーズを押さえれば英語力に自信がなくても対応できます。大切なのは以下の3点です。
- テンプレートを使って構造化する
- 決定事項とAction Itemsを最優先で記録する
- 24時間以内にチームへ共有する
この記事で紹介したテンプレートとフレーズ集を活用して、まずは1回書いてみてください。回数を重ねるごとにスピードも上がり、やがて英語の議事録を書くことが日常の一部になるはずです。
英語での会議対応力をさらに高めたい方は、オンライン英会話のビジネスコースも検討してみてください。実際の会議シーンを想定したロールプレイで、リスニング力とスピーキング力を同時に鍛えることができます。
参考サイト：Indeed – 英文議事録の書き方 / ベルリッツ – 英語で議事録完全ガイド / Zapier – Meeting Minutes Templates
