英語の電話対応フレーズ集！ビジネスで使える表現を場面別に紹介

「英語で電話がかかってきたらどうしよう……」英語を使う仕事をしている方なら、一度はこんな不安を感じたことがあるのではないでしょうか。

英語の電話対応が怖いと感じる最大の理由は、相手の表情が見えない中で英語を聞き取らなければならないからです。対面の会話なら表情やジェスチャーで補えますが、電話だとそうはいきません。

しかし安心してください。電話対応は実はパターンが決まっているのです。基本のフレーズさえ覚えておけば、ほとんどの場面を乗り切ることができます。この記事では、ビジネスで即使える電話対応フレーズを場面別にまとめました。

自分の業務に合わせて表現を増やしたい方には、電話の場面を丸ごと扱ったフレーズ集を1冊デスクに置いておく方法も選ばれています。

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ナビ助

英語の電話ってドキドキするよね…！でもフレーズを覚えちゃえば怖くないよ～

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電話を受ける時のフレーズ

電話に出る

“Good morning, ABC Company. This is Tanaka speaking. How can I help you?”
（おはようございます。ABC社の田中です。ご用件をお伺いいたします）
“Thank you for calling ABC Company. How may I direct your call?”
（ABC社にお電話いただきありがとうございます。おつなぎいたしましょうか？）
“Hello, Sales Department. Tanaka speaking.”
（もしもし、営業部の田中です）

相手の名前・用件を確認する

“May I ask who’s calling, please?”
（どちら様でしょうか？）
“Could I have your name, please?”
（お名前を伺えますか？）
“Which company are you calling from?”
（どちらの会社からでしょうか？）
“What is this regarding?”
（どのようなご用件でしょうか？）
“Could you spell your name for me, please?”
（お名前のスペルを教えていただけますか？）

名前の確認は必須

海外の方の名前は聞き取りにくいことが多いです。”Could you spell that for me?”で確認する癖をつけておくと、伝言ミスを防げます。

聞き取れなかった時

“I’m sorry, could you repeat that, please?”
（すみません、もう一度おっしゃっていただけますか？）
“I’m sorry, I didn’t catch that. Could you say it again?”
（すみません、聞き取れませんでした。もう一度お願いできますか？）
“Could you speak a little more slowly, please?”
（もう少しゆっくりお話しいただけますか？）
“I’m sorry, the line is a bit bad. Could you speak up, please?”
（すみません、回線が少し悪いようです。もう少し大きな声でお願いできますか？）

聞き返す回数を減らしたいなら、普段から音声に触れておくのが近道です。ビジネス会話が入ったリスニング教材を通勤中に流している方も多いです。

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ナビ助

聞き取れなかったら遠慮なく聞き返していいんだよ！ネイティブ同士でも聞き返すのは普通だからね

電話を取り次ぐ時のフレーズ

取り次げる場合

“Sure, I’ll put you through to Mr. Suzuki.”
（承知しました。鈴木におつなぎします）
“One moment, please. I’ll transfer your call.”
（少々お待ちください。お電話をお回しします）
“Please hold while I connect you.”
（おつなぎしますので少々お待ちください）
“Let me see if she’s available.”
（在席しているか確認いたします）

担当者が不在の場合

“I’m sorry, Mr. Suzuki is not available at the moment.”
（申し訳ございません、鈴木はただいま席を外しております）
“He’s in a meeting right now.”
（ただいま会議中です）
“She’s out of the office today.”
（本日は外出しております）
“He’s on another line. Would you like to hold?”
（別の電話に出ております。お待ちになりますか？）
“She’ll be back around 3 o’clock.”
（3時頃に戻る予定です）

伝言を受ける

“Would you like to leave a message?”
（伝言を承りましょうか？）
“Can I take a message?”
（メッセージをお預かりしましょうか？）
“I’ll make sure he gets the message.”
（必ず伝えます）
“Could I have your phone number so he can call you back?”
（折り返し先のお電話番号を教えていただけますか？）
“I’ll ask him to call you back as soon as possible.”
（できるだけ早く折り返すよう伝えます）

伝言は聞きながら書き取ることになるので、片手で開いたまま書けるノートが手元にあると落ち着いて対応できます。

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ナビ助

取り次ぎのフレーズは定番だから丸暗記しちゃうのがおすすめだよ！パターンは3つくらいしかないからね

電話をかける時のフレーズ

自分を名乗る

“Hello, this is Tanaka from ABC Company.”
（もしもし、ABC社の田中と申します）
“My name is Tanaka. I’m calling from ABC Company.”
（田中と申します。ABC社からお電話しております）

担当者につないでもらう

“Could I speak to Mr. Smith, please?”
（スミスさんとお話しできますか？）
“I’d like to speak with someone in the Sales Department.”
（営業部の方とお話ししたいのですが）
“Could you put me through to extension 203?”
（内線203番におつなぎいただけますか？）

用件を伝える

“I’m calling about the meeting next week.”
（来週の会議の件でお電話しました）
“I’m calling to confirm our appointment.”
（アポイントメントの確認でお電話しました）
“I’m returning your call.”
（お電話をいただいたので折り返しました）
“I’m following up on the email I sent yesterday.”
（昨日お送りしたメールの件でフォローアップのお電話です）

電話を終える時のフレーズ

“Thank you for your time.”
（お時間いただきありがとうございます）
“Thank you for calling.”
（お電話いただきありがとうございます）
“I’ll send you an email with the details.”
（詳細をメールでお送りします）
“I look forward to hearing from you.”
（ご連絡お待ちしております）
“Have a good day.”
（良い一日を）

困った時の「時間稼ぎ」フレーズ

電話中に英語が出てこなくて困った時、沈黙してしまうのが一番まずい状況です。以下のフレーズで時間を稼ぎながら考えましょう。

“Let me check on that for you.”（確認いたしますね）
“Bear with me for a moment, please.”（少々お待ちいただけますか）
“Could you hold on a second?”（少しお待ちいただけますか？）
“I’ll need to look into that.”（確認が必要です）
“Let me get back to you on that.”（その件については折り返しご連絡します）

特に最後の「Let me get back to you on that.」は非常に便利です。その場で答えられない質問にはこれを使って、後でメールで回答するという方法が使えます。

この「後でメールで回答する」を実行するには、メールの型も必要になります。用途別の英文メール例文集を併せて持っておくと、電話とメールが1本の線でつながります。

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沈黙は避けよう

電話で黙ってしまうと、相手は「切れた？」と思ってしまいます。答えに困ったら”Let me check on that.”と言って時間を稼ぐのが鉄則です。

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電話対応の心得

心得1：ゆっくり、はっきり話す

焦ると早口になりがちですが、ゆっくり、はっきり話すことを意識しましょう。相手もこちらの英語力を察して、ゆっくり話してくれることが多いです。

心得2：メモを取る

電話の横に必ずメモとペンを用意してください。相手の名前、会社名、用件、折り返し先を聞き取ったら即メモ。聞き直すのは恥ずかしいことではありませんので、わからなかったら遠慮なく聞き返しましょう。

ナビ助

メモは本当に大事だよ！相手の名前と電話番号はマストで書き留めてね

心得3：定型フレーズを手元に置いておく

最初のうちは、この記事のフレーズをプリントアウトして電話の横に貼っておくのがおすすめです。カンペを見ながら対応しても、電話の相手にはわかりません。

心得4：完璧を求めない

ネイティブのような流暢さは必要ありません。要件が伝われば合格です。多少文法が間違っていても、丁寧な態度で対応すれば問題ありません。

心得5：復唱して確認する

重要な情報（日時、電話番号、名前など）は必ず復唱して確認しましょう。

“Let me confirm that. The meeting is at 2 PM on Thursday, correct?”
（確認させてください。会議は木曜日の午後2時ですね？）
“So your phone number is 03-1234-5678?”
（お電話番号は03-1234-5678ですね？）