英語の謝罪メールの書き方｜ビジネスで使える例文とフレーズ集

ビジネスの場面で英語の謝罪メールを書かなければな��ないとき、「Sorry」だけでは済まないことは分かっていても、どう書けばいいか分からない方は多いのではないでしょうか。

英語の謝罪メールには決まった構造があり、謝罪→原因説明→対応策の提示という3ステップを踏むことで、相手に誠意が伝わる文面になります。この記事では、シーン別にコピペで使える例文と、謝罪の深刻度に応じたフレーズの使い分けを解説��ます。

ナビ助

英語の謝罪メールってめちゃくちゃ緊張するよね。でも型さえ覚えちゃえば怖くないよ！一緒に見ていこう

英語の謝罪メールの基本構造

英語のビジネス謝罪メールは、以下の構造で書くのが基本です。この型に沿って書けば、内容の過不足がなく、相手にも分かりやすいメールに仕上がり��す。

謝罪メールの基本構造

件名（Subject Line）：用件を明確に
挨拶（Greeting）：Dear [Name] など
謝罪（Apology）：何に対して謝っているかを明確に
原因説明（Explanation）：言い訳ではなく事実を簡潔に
対応策（Solution）：具体的にどう対処するか
再発防止策（Prevention）：今後の対策
締め（Closing）：再度のお詫びと感謝

特に大切なのが原因を言い訳がましくなく説明することです。英語圏では「Because of…」で長々と言い訳を並べるのはマイナス印象になります。原因は1〜2文で簡潔に述べ、すぐに対応策の説明に移りましょう。

謝罪の深刻度別フレーズ一覧

英語の謝罪表現は、深刻度によって使い分ける必要があります。軽い謝罪でいきなり「deeply apologize」を使うと大げさに聞こえますし、深刻な場面で「Sorry about that」では誠意が伝わりません。

軽い謝罪（返信遅れ・軽微なミス）

I apologize for the delay in my response.（返信が遅れたことをお詫びします）
Sorry for any confusion.（混乱を招いて申し訳��りません）
I apologize for the oversight.（見落としをお詫びします）
Please excuse the late reply.（遅い返信をお許しください）

中程度の謝罪（納期遅延・情報の誤り）

I sincerely apologize for the inconvenience.（ご不便をおかけし心よりお詫び申し上げます）
We regret to inform you that there has been a delay.（遅延が生じたことをお知らせしなければなりません）
Please accept our apologies for the error in our previous email.（前回のメールの誤りについてお詫び申し上げます）
We are sorry for any inconvenience this may have caused.（ご迷惑をおかけして申し訳ございません）

深刻な謝罪（重大なミス・クレーム対応）

We deeply apologize for the significant inconvenience caused.（多大なるご不便をおかけしたことを深く��詫び申し上げます）
We take full responsibility for this matter.（この件について全面的に責任を負います）
Please accept our sincerest apologies.（心からのお詫びを申し上げます）
We understand the gravity of this situation.（事態の重大さを認識しております）

ナビ助

「I」で謝るか「We」で謝るかも大事なポイント！会社として謝るなら「We」、個人のミスなら「I」を使い分けよう

シーン別：謝罪メールの例文集

例文1：返信が遅れたとき

返信遅延の謝罪メール

Subject: Re: Project Timeline Update

Dear Mr. Johnson,

I apologize for the delay in getting back to you. I was out of the office attending a conference last week.

Regarding your question about the project timeline, I have reviewed the schedule and can confirm that we are on track for the March deadline.

Please let me know if you need any additional information.

Best regards,
[あなたの名前]

例文2：納品・納期が遅れたとき

納期遅延の謝罪メール

Subject: Update on Order #12345 – Delivery Delay

Dear Ms. Smith,

We sincerely apologize for the delay in delivering your order #12345. Due to unexpected supply chain disruptions, we are currently experiencing a 3-day delay.

We are working to expedite the process, and your order is now expected to arrive by Friday, March 15th.

As a token of our apology, we would like to offer you a 10% discount on your next purchase.

We appreciate your patience and understanding.

Best regards,
[あなたの名前]

例文3：��報の誤りを訂正するとき

訂正メール

Subject: Correction: Meeting Time Change

Dear Team,

I apologize for the confusion in my earlier email. The correct meeting time is 3:00 PM, not 2:00 PM as previously stated.

Please update your calendars accordingly. I will send a revised calendar invitation shortly.

Sorry for any inconvenience this may have caused.

Best regards,
[あなたの名前]

例文4：クレーム対応

クレーム対応の謝罪メール

Subject: Response to Your Feedback – Our Commitment to Resolution

Dear Mr. Davis,

Thank you for bringing this matter to our attention. We deeply apologize for the experience you had with our service.

After investigating the issue, we found that a system error caused the incorrect charge to your account. We have processed a full refund, which should appear in your account within 3-5 business days.

We have also implemented additional checks to prevent this from happening again in the future.

If you have any further concerns, please do not hesitate to contact me directly.

Sincerely,
[あなたの名前]

ナビ助

クレーム対応は特にスピードが命！なるべく早く返信することで、相手の怒りが収まりやすくなるよ

件名（Subject Line）の書き方

謝罪メー��の件名は、用件が一目で分かることを優先します。件名に「I am sorry」と書くのはビジネスでは避けるべきです。代わりに、以下のような具体的な件名を付けましょう。

訂正の場合：Correction: [元の件名]
遅延報告：Update on [案件名] – Delivery Delay
クレーム対応：Response to Your Feedback
一般的な謝罪：Follow-up: [案件名]

件名で謝罪を前面に出すと、読み手にネガティブな印象を与えてしまい��す。内容が分かる客観的な件名にし、謝罪は本文で丁寧に行うのがベストです。

謝罪メールで避けるべきNG表現

注意

NG：It was not my fault, but…（私のせいではないのですが…）→ 言い訳に聞こえる
NG：I am sorry you feel that way.（そう感じさせてしまったなら申し訳ない）→ 相手のせいにしているように聞こえる
NG：Sorry for any trouble.（トラブルがあったならすみません）→ 他人事に聞こえる
NG：過度な言い訳の羅列 → 1〜2文で簡潔に原因を述べる

特に「I am sorry you feel that way」は、一見謝っているようですが英語話者には「あなたの受け取り方の問題」と言っているように聞こえる非常に危険な表現��す。「I am sorry for the inconvenience we caused」のように、自分たちの行為に対して謝るようにしましょう。

締めの表現（Closing Phrases）

メールの最後に添える一文で、相手への配慮を示しまし��う。

Thank you for your patience and understanding.（ご理解とご忍耐に感謝いたします）
We value your business and look forward to continuing our partnership.（今後ともよろしくお願いいたします）
Please do not hesitate to reach out if you have any further questions.（ご不明点がありましたらお気軽にお問い合わせく��さい）
Once again, we sincerely apologize for this matter.（改めてこの件についてお詫び申し上げます）

ナビ助

締めの一文があるだけで印象がグッと良くなるよ。「今後ともよろしく」的な前向きな言葉で終わるのがコツ！

社内向けと社外向けの違い

謝罪メー��は、送る相手によってトーンを使い分ける必要があります。

社内向け（同僚・上司）

社内向けの場合は、やや砕けた表現でも問題ありません。ただし上司宛の場合はフォーマルさを保ちましょう。

Apologies for the mix-up.（取り違えてすみません）
My bad – I should have double-checked before sending.（私のミスです。送る前に再確認すべきでした）
Sorry about that. I have corrected the file and re-sent it.（申し訳ない。ファイルを修正して再送しました）

社外向け（クライアント・取引先）

社外向けでは、常にフォーマ��で丁寧なトーンを維持します。「We」を主語にして会社としての責任を示すことが重要です。

We sincerely apologize for this oversight.（この見落としを心よりお詫び申し上げます）
We take this matter seriously and are working to resolve it immediately.（この件を深刻に受け止め、即座に解決に取り組んでおります）