ビジネス英語メールの書き方完全ガイド！場面別テンプレート付き

「英語でメールを書かなきゃいけないけど、何から始めればいいの…？」と困っている方、多いのではないでしょうか。

仕事で初めて英語メールを書くときは、短い文面でも時間がかかったり、Google翻訳に頼りきりになったりしがちです。ですが、テンプレートを覚えておくと、書く時間を短くしやすくなります。留学経験なしでも、型さえ知っていればビジネス英語メールは書けます。

この記事では、ビジネス英語メールの基本構成から場面別のテンプレートまで、すぐに使える情報をまるっとまとめました。コピペで使えるテンプレート付きなので、困ったときにブックマークしておくと便利ですよ。困ったときにブックマークしておくと便利ですよ。

ナビ助

英語メールは「型」が命だよ！テンプレートを覚えてしまえば、あとは内容を当てはめるだけだよ～！

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ビジネス英語メールの基本構成

5つの要素を押さえればOK

英語のビジネスメールは、基本的にこの5つのパートで構成されています。

Subject Line（件名）
Greeting（挨拶）
Body（本文）
Closing（締め）
Signature（署名）

日本語メールのような「お世話になっております」「お忙しいところ恐れ入りますが」といった前置きは不要です。英語メールはシンプル・直接的が基本ですよ。

とはいえ、実務では「この場面はどう書くんだっけ」と迷う機会が何度も出てきます。場面別の例文集を1冊デスクに置いておくと、探す時間を毎回ゼロにできますよ。

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件名（Subject Line）の書き方

一目で内容がわかる件名をつける

英語メールの件名は、短くて具体的であることが大切です。

NG：”Hello”（曖昧すぎ）
NG：”Important”（何が重要なのかわからない）
OK：”Meeting Request: Q1 Sales Review – March 25″
OK：”Question About Project Timeline”
OK：”Invoice #1234 – Payment Confirmation”

よく使う件名のパターン

“Request for [内容]”（～のお願い）
“Follow-up on [内容]”（～のフォローアップ）
“Inquiry About [内容]”（～についてのお問い合わせ）
“Update on [内容]”（～のアップデート）
“Reminder: [内容]”（リマインダー）

挨拶（Greeting）の定型文

フォーマル度に応じて使い分ける

フォーマル（初めての相手・目上の人）：

“Dear Mr./Ms. [姓],”
“Dear [フルネーム],”
“Dear Sir or Madam,”（相手の名前がわからない場合）

セミフォーマル（やり取りのある相手）：

“Hello [名前],”
“Hi [名前],”

カジュアル（親しい同僚など）：

“Hi [名前],”
“Hey [名前],”

迷ったら“Dear Mr./Ms. [姓],”を使っておけば間違いありません。相手からカジュアルなメールが来たら、それに合わせてトーンを崩していくのが自然です。

本文（Body）の書き方のコツ

最初に用件を伝える

日本語メールは前置きが長くなりがちですが、英語メールでは最初の1～2文で用件を伝えるのがルールです。

“I’m writing to inquire about [内容].”（～についてお問い合わせしたくメールしました）
“I’m writing to follow up on our meeting last week.”（先週のミーティングのフォローアップです）
“I would like to request [内容].”（～をお願いしたいです）
“I wanted to let you know that [内容].”（～をお知らせしたくメールしました）

1メール1用件を意識する

複数の用件を1通のメールに詰め込むと、相手が見落とす可能性があります。できるだけ1通のメールに1つの用件を心がけましょう。どうしても複数の用件がある場合は、番号をつけて整理すると読みやすくなります。

箇条書きを活用する

長い文章より箇条書きの方が読みやすいです。特に依頼事項やアクションアイテムは、箇条書きにすると相手が見落としにくくなります。

ナビ助

日本語の「お世話になっております」は英語メールでは不要だよ！いきなり用件から入るのが英語のマナーなんだよね～！

場面別テンプレート集

依頼のメール

何かをお願いするときのテンプレートです。

“Dear Mr./Ms. [姓],

I hope this email finds you well.

I’m writing to request [依頼内容]. Would it be possible to [具体的なお願い] by [期限]?

If you need any additional information, please don’t hesitate to let me know.

Thank you for your time and consideration.

Best regards,
[自分の名前]”

お礼のメール

“Dear [名前],

Thank you so much for [お礼の内容]. I really appreciate your [support/help/time].

[具体的に感謝していること].

Thank you again, and please let me know if there’s anything I can do for you.

Best regards,
[自分の名前]”

謝罪のメール

“Dear Mr./Ms. [姓],

I sincerely apologize for [謝罪の内容]. This was due to [原因の簡単な説明].

To prevent this from happening again, we will [再発防止策].

Thank you for your understanding, and please accept my sincere apologies.

Best regards,
[自分の名前]”

催促のメール

“Dear [名前],

I hope you’re doing well. I’m writing to follow up on my previous email regarding [内容], sent on [日付].

I understand you may be busy, but I would appreciate it if you could [お願い] at your earliest convenience.

Please let me know if you have any questions.

Thank you for your attention to this matter.

Best regards,
[自分の名前]”

日程調整のメール

“Dear [名前],

I would like to schedule a meeting to discuss [議題]. Would any of the following times work for you?

– [候補日時1]
– [候補日時2]
– [候補日時3]

The meeting should take approximately [時間]. Please let me know which time works best for you, or feel free to suggest an alternative.

ここに載せた型で日常業務のメールはだいたい回りますが、交渉やクレーム対応まで踏み込むと語彙が足りなくなります。ビジネス英語の本を1冊持っておくと、そうした場面の言い回しも押さえられますよ。

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Best regards,
[自分の名前]”

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締め（Closing）の定型文

フォーマル度別の結びの言葉

フォーマル：

“Sincerely,”
“Yours sincerely,”
“Respectfully,”

セミフォーマル（一番使いやすい）：

“Best regards,”
“Kind regards,”
“Regards,”

カジュアル：

“Best,”
“Thanks,”
“Cheers,”（イギリス英語寄り）

迷ったら“Best regards,”を使っておけばOKです。ほぼどんな場面でも使える万能フレーズですよ。

ビジネス英語の勉強法全般は以下の記事で解説しています。

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便利なフレーズ集

丁寧にお願いするフレーズ

“Could you please…?”（～していただけますか？）
“Would it be possible to…?”（～は可能でしょうか？）
“I would appreciate it if you could…”（～していただけると幸いです）
“Would you mind…?”（～していただけませんか？）

添付ファイルに関するフレーズ

“Please find attached [ファイル名].”（～を添付しましたのでご確認ください）
“I have attached [ファイル名] for your reference.”（ご参考までに～を添付しました）
“Please see the attached document.”（添付資料をご確認ください）

返信を求めるフレーズ

“I look forward to hearing from you.”（ご返信お待ちしております）
“Please let me know at your earliest convenience.”（ご都合のよいときにお知らせください）
“I would appreciate a reply by [日付].”（～までにご返信いただけると幸いです）

やりがちなNG例と修正

NG1：日本語の直訳

NG：”I’m sorry for bothering you.”（すみません、お忙しいところ…）→ 英語では不自然
OK：”I hope this email finds you well.” もしくは省略してOK

NG2：「Please」の多用

日本語の感覚で”Please”を文頭につけすぎると、命令調に聞こえることがあります。

NG：”Please send me the report.”（少し命令調）
OK：”Could you please send me the report?”（丁寧）

NG3：「ASAP」の使い方に注意

“ASAP（as soon as possible）”は便利ですが、上から目線に感じる人もいます。目上の人やクライアントには使わない方が無難です。

NG：”Please reply ASAP.”
OK：”I would appreciate a reply at your earliest convenience.”

注意

英語メールで「Please」を連発すると命令口調になりがちです。「Could you please…?」「Would it be possible to…?」のような疑問文形式にすると、丁寧さがグッと上がります。

英語添削サービスのおすすめは以下の記事で解説しています。

英語添削サービスおすすめ比較｜ライティング力が確実に伸びる選び方

「英語で書いた文章が合っているか自信がない…」「自然な英語が書けるようになりたい…」そんな悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。英語のライティング力を伸ばすうえで最も効率的な方法が、プロやネイティブに添削してもらうことです。最近はオ...

英語メールを書くときの便利ツール

文法チェックツール

Grammarlyは英文メールの必須ツールです。文法ミスやスペルミスを自動で検出して修正案を出してくれます。無料版でもかなり使えますよ。

翻訳ツール

DeepL翻訳は、ビジネスメールの翻訳精度が高いツールです。日本語で書いた文章をDeepLで英訳して、それをベースに調整する方法も効率的ですね。

AI文章作成ツール

現在はAIでメールの下書きを作ることもできます。ただし、AIが生成した文章はそのまま送らず、必ず自分で確認・修正しましょう。相手の名前や固有名詞が間違っていないかも要チェックです。

AIの下書きを直すには、結局「自然な英文とはどういうものか」の基準が要ります。英文ライティングの本を1冊読んでおくと、直すべき箇所の判断がしやすくなりますよ。

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ツールで直した英文が仕事の場面で本当に自然か、人に見てもらいたいときは、Bizmatesを使ってみるのもひとつの方法です。トレーナー全員がビジネス経験者で、仕事の課題を持ち込めるAssist Lesson（アシストレッスン）では英語資料の添削も受けられます。無料体験レッスンは25分で、レベル診断つきです。詳しい内容は公式サイトで確認できます。